Activation du partage de dossier avancé (mise à jour reportée)

Cette mise à jour est reportée à la version Spring ’22. Son activation (application) automatique était initialement prévue dans Spring '20. Le partage de dossier avancé introduit de nouvelles autorisations utilisateur et modifie l'accès des utilisateurs aux rapports et tableaux de bord existants.

Où : cette modification s'applique aux éditions Group, Professional, Enterprise, Performance, Unlimited et Developer.

Quand : le retrait est prévu pour la version Spring ’22, ce qui peut changer. Pour des dates spécifiques, accédez à https://status.salesforce.com/ et consultez les informations relatives à votre instance.

Pourquoi : après avoir activé le partage de dossier avancé, vos utilisateurs Salesforce obtiennent l'accès en affichage à leurs dossiers de rapports et de tableaux de bord, à l'exception des dossiers masqués, même s'ils avaient auparavant l'accès éditeur. Les dossiers masqués ne sont partagés avec personne, mais les utilisateurs qui disposent de l'autorisation Afficher des rapports dans des dossiers publics ou Gérer des rapports dans des dossiers publics, ou des autorisations équivalentes pour tableau de bord, peuvent afficher ou gérer les dossiers masqués. Pour restaurer l'accès éditeur des utilisateurs, il peut être nécessaire de leur attribuer de nouvelles autorisations utilisateur et de leur accorder l'accès au niveau du dossier.

Le partage de dossier avancé présente un partage de rapports et de tableaux de bord plus personnalisable à l'aide d'un modèle de partage familier basé sur le dossier. Les avantages comprennent :

  • Concepts de partage cohérents entre les utilisateurs, les rôles et les groupes
  • Partage de rapports et de tableaux de bord avec des utilisateurs individuels
  • Trois niveaux d'accès pour chaque dossier : afficher, modifier, gérer
  • Un ensemble d'autorisations utilisateur symétrique pour les rapports et les tableaux de bord

Par exemple, avec le partage de dossier hérité, Sally et Tim élaborent un tableau de bord, qui est enregistré dans un dossier public avec un accès en lecture et en écriture. Sally possède les autorisations utilisateur Gérer les tableaux de bord et Afficher toutes les données, mais Tim possède uniquement de l'autorisation Afficher toutes les données. Après l'activation du partage de dossier avancé, Sally reçoit automatiquement les autorisations utilisateur Gérer des tableaux de bord dans des dossiers publics et Créer des dossiers de tableau de bord, mais Tim reçoit uniquement l'autorisation utilisateur Afficher des tableaux de bord dans des dossiers publics. Pour permettre à Tim de recevoir l'accès modifier au dossier, un administrateur doit lui attribuer l'autorisation utilisateur Créer et personnaliser des tableaux de bord. Sally peut ensuite accorder à Tim l'accès modifier au dossier du tableau de bord et ils peuvent continuer leur collaboration.

Comment : pour vous familiariser avec les nouvelles autorisations utilisateur et les niveaux d'accès aux dossiers, Salesforce recommande d'activer au préalable le partage de dossier avancé dans une organisation sandbox ou Developer Edition. Une fois le partage avancé activé, vous ne pouvez pas restaurer le partage de dossier hérité.